Microsoft Excel — инструмент работы с электронными таблицами. Сфера применения Microsoft Excel не ограничена^ лабораторные работы и бухгалтерский учет, автосуммы и графики, огромное количество сфер применения.
Рассмотрим 12 простых приемов работы в Excel, которые помогут Вам сделать процесс расчетов более продуктивным, быстрым, и не таким утомительным.
1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму
Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).
2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)
Допустим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.
3. Копирование без нарушения форматов
Практически все знают, что в правом нижнем углу ячейки есть маркер автозаполнения, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Есть один нюанс:такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Для того, чтобы это не произошло, необходимо сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.
Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.
4. Отображение данных из таблицы Excel на карте
В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.
После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.
5. Быстрый переход к нужному листу
Если в файле содержится большое количество рабочих листов, то ориентироваться в них становится сложно. Необходимо нажать правой кнопкой мыши на любую кнопку прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, благодаря которому можно будет перейти мгновенно на любой нужный лист.
6. Преобразование строк в столбцы и обратно
Для того, чтобы не приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, есть отличный способ сделать это быстрее и легче: Выделить диапазон. Скопировать его (Ctrl+C) или, нажав на правую кнопку мыши, выбрать «Копировать» (Copy). Нажать правой кнопкой мыши на ячейку, куда хотите вставить данные,выбрать в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).
В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl+Alt+V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).
7. Выпадающий список в ячейке
Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.
Выделяем ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение. Нажимаем кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data-Validation). В выпадающем списке «Тип» (Allow) выбираем вариант «Список» (List). В поле «Источник» (Source) задаем диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут в дальнейшем выпадать при вводе.
8. Умная таблица
Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного: автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов; введенные формулы автоматом будут копироваться на весь столбец; шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки; на появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.
9. Спарклайны
Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны. После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.
10. Восстановление несохранённых файлов
Допустим, при закрытии отчета, когда в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вы нажали «нет» и все внесенные данные не сохранились. Что делать в таком случае? Исправить ситуацию можно. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).
В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).
В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».
Откроется специальная папка Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.
11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это: сначала нужно выделить оба сравниваемых столбца (удерживаем клавишу Ctrl); затем выбираем на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home-Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values); далее выбираем вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.
12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат?
Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.
