12 простых приёмов в Excel

Microsoft Excel
Microsoft Excel

Microsoft Excel – инструмент работы с электронными таблицами. Сфера применения Microsoft Excel не ограничена^ лабораторные работы и бухгалтерский учет, автосуммы и графики, огромное количество сфер применения.

Рассмотрим 12 простых приемов работы в Excel, которые помогут Вам сделать процесс расчетов более продуктивным, быстрым, и не таким утомительным.

1. Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Быстрое добавление новых данных в диаграмму
Быстрое добавление новых данных в диаграмму

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Допустим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

Мгновенное заполнение (Flash Fill)
Мгновенное заполнение (Flash Fill)

3. Копирование без нарушения форматов

Практически все знают, что в правом нижнем углу ячейки есть маркер автозаполнения, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Есть один нюанс:такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Для того, чтобы это не произошло, необходимо сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

Копирование без нарушения форматов
Копирование без нарушения форматов

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Отображение данных из таблицы Excel на карте
Отображение данных из таблицы Excel на карте

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле содержится большое количество рабочих листов, то ориентироваться в них становится сложно. Необходимо нажать правой кнопкой мыши на любую кнопку прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, благодаря которому можно будет перейти мгновенно на любой нужный лист.

Быстрый переход к нужному листу
Быстрый переход к нужному листу

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Для того, чтобы не приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, есть отличный способ сделать это быстрее и легче: Выделить диапазон. Скопировать его (Ctrl+C) или, нажав на правую кнопку мыши, выбрать “Копировать” (Copy). Нажать правой кнопкой мыши на ячейку, куда хотите вставить данные,выбрать в контекстном меню один из вариантов специальной вставки – значок “Транспонировать” (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl+Alt+V) и выбора опции “Транспонировать” (Transpose).

Преобразование строк в столбцы и обратно
Преобразование строк в столбцы и обратно

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

Выделяем ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение. Нажимаем кнопку “Проверка данных” на вкладке “Данные” (Data-Validation). В выпадающем списке “Тип” (Allow) выбираем вариант “Список” (List). В поле “Источник” (Source) задаем диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут в дальнейшем выпадать при вводе.

Выпадающий список в ячейке
Выпадающий список в ячейке

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного: автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов; введенные формулы автоматом будут копироваться на весь столбец; шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки; на появившейся вкладке “Конструктор” (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

 Умная таблица
Умная таблица

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны. После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

Спарклайны
Спарклайны

10. Восстановление несохранённых файлов

Допустим, при закрытии отчета, когда в появившемся диалоговом окне “Сохранить изменения в файле?” вы нажали “нет” и все внесенные данные не сохранились. Что делать в таком случае? Исправить ситуацию можно. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

Восстановление несохранённых файлов
Восстановление несохранённых файлов

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это: сначала нужно выделить оба сравниваемых столбца (удерживаем клавишу Ctrl); затем выбираем на вкладке “Главная” – “Условное форматирование” – “Правила выделения ячеек” – “Повторяющиеся значения” (Home-Conditional formatting – Highlight Cell Rules – Duplicate Values); далее выбираем вариант “Уникальные” (Unique) в раскрывающемся списке.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат?

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Компьютерная помощь
Adblock
detector