Как вставить в Word диаграмму?

Иногда по каким-нибудь введенным в отчет данным необходимо бывает построить график или диаграмму, которые наглядно демонстрируют разброс сведений. Чтобы это осуществить, можно использовать возможности текстового редактора Word из пакета MS Office. В эту программу заложены функции, позволяющие строить диаграммы по введенным в документ сведениям, или импортировать данные из таблиц программы Excel, также входящей в пакет MS Office.

Если вы используете в своей работе версию MS Word 2007, то порядок действий для построения диаграммы следующий:

В верхнем меню программы найдите вкладку «Вставка», кликните по ней и выберите команду «Диаграмма». В ответ на это откроется окно, разделенное на две части, в левой – приведены виды диаграмм, которые можно построить, в правой – образцы их внешнего вида.

Выбрав нужную диаграмму, щелкните по кнопке ОК. Появится таблица, сделанная в редакторе Excel. Табличные данные соответствуют той диаграмме, которую вы выбрали. Вводя в ячейки таблицы ваши сведения, вы задаете, таким образом, данные для построения вашей диаграммы. На экране компьютера в этот момент будет отображаться и окно Word, и окно Excel. После ввода данных, нажмите клавишу Enter. Диаграмма в программе Word придет в соответствие.

Построить диаграмму можно также другим способом. Он используется, например, в том случае, если в вашем документе нужна таблица со значениями, по которым вы потом хотите построить диаграмму. Чтобы вставить в документ таблицу, зайдите во вкладку «Вставка» и выберите там функцию «Таблица». Из предложенных вариантов можно выбрать наиболее удобный для вас. Либо воспользоваться шаблоном таблицы и задать ее размер, либо вставить таблицу и после этого ввести сведения о количестве строк, столбцов и автоподборе ширины столбцов, либо использовать команду «Нарисовать таблицу». Самостоятельно рисуют таблицу в том случае, если ее параметры заранее заданны. С помощью инструмента «Карандаш» можно начертить столбцы и строки необходимых размеров. Следующая в списке функция «Таблица Excel» открывает окно редактора таблиц, в котором можно ввести значения в ячейки. Команда «Экспресс-таблицы» предлагает на выбор варианты шаблонов таблиц.

После того, как вы заполните таблицу, выберите пункт «Меню» для открытия линейки нового меню. В нем щелкните по «Таблица», затем по «Выделить» — «Выделить таблицу». Затем нажмите «Вставка» — «Объект». Чтобы программа предложила лучший для вас вариант диаграммы, выберите в списке «Тип объекта» функцию «Диаграмма Microsoft Graph». Для возврата в документ, кликните мышкой за пределами вставленного рисунка.

Можно также импортировать в Word таблицу, построенную в Excel. Для этого необходимо выделить нужные ячейки в Excel, затем нажать Ctrl+C, прейти в документ Word, нажать Ctrl+V. Если вам необходимо, чтобы при дальнейшем изменении данных в исходной таблице, это происходило и с копией, можно воспользоваться кнопкой «Параметры вставки», которая появится рядом с копией в Word. Выберите либо «Использовать стиль конечной таблицы и связать с Excel», либо «Сохранить исходное форматирование и связать с Excel».